Bạn đã biết về 7 loại thư tín ngoại giao thường dùng? (Phần 1)

Bạn đã biết về 7 loại thư tín ngoại giao thường dùng?

Các thư tín ngoại giao thường được sử dụng gồm các loại sau:

1. Công hàm chính thức hay Công hàm thường:

Đây là loại công văn thường dùng nhất trong công việc giao dịch. Công hàm chính thức có thể đề cập những việc thông thường như thông báo thay đổi giờ làm việc nhưng cũng có những việc quan trọng liên quan đến quan hệ giữa hai quốc gia như thông báo việc phê chuẩn một văn kiện được ký kết hay chuyển một đề nghị của chính phủ.

Về hình thức, công hàm được đánh máy trên khổ giấy lớn, thông thường là khổ giấy A4, có in hình quốc huy và tiêu đề cơ quan gửi. Lời văn trong công hàm dùng ở ngôi thứ ba, lời lẽ thường khô khan, sử dụng công thức lịch thiệp khi mở đầu và kết công hàm. Địa điểm, ngày tháng năm (ghi đầy đủ) để cuối công hàm. Người nhận luôn ghi ở cuối cùng của trang thứ nhất. Nếu công hàm gồm hai hay nhiều trang, chỉ trang thứ nhất có in hình quốc huy, tiêu đề cơ quan và người nhận. Công hàm thông thường được ký nháy và đóng dấu cơ quan.

Nhiều nước không có sự phân biệt giữa công hàm chính thức và công hàm thường vì hình thức và lĩnh vực công việc trao đổi trong hai loại công hàm không có sự phân biệt, tuy nhiên có một số nước ví dụ như Pháp, đối với công hàm thường thì có đề chữ "Công hàm thường" ở đầu trang thứ nhất và công hàm chính thức thì có thể ký nháy hoặc được ký đầy đủ.

2. Công hàm cá nhân hay còn gọi là thư chính thức:

Đây là một hình thức thư tín ngoại giao trao đổi giữa các viên chức của Cơ quan đại diện với quan chức của quốc gia hay tổ chức tiếp nhận. Nội dung của công hàm này không hạn chế vấn đề đề cập nhưng thông thường là những vấn đề có tầm quan trọng đáng kể.

Ví dụ như chuyển ý kiến của chính phủ nước mình, thông báo của Đại sứ gửi các Đại sứ nước ngoài khác về việc đã trình Quốc thư và chính thức nhận chức hay thông báo cử Đại biện lâm thời...

Về hình thức, công hàm cá nhân được đánh máy trên khổ giấy lớn, thông thường là khổ giấy A4, có in tiêu đề của người viết thư và tùy theo tính đại diện của người viết có quốc huy hoặc không có quốc huy. Lời văn trong công hàm dùng ở ngôi thứ nhất. Mở đầu thư với công thức xưng hô lịch thiệp, nêu rõ chức vụ và tước hiệu (nếu có) của người nhận. Địa điểm, ngày tháng năm (ghi đầy đủ) để đầu công hàm. Nếu công hàm gồm hai hay nhiều trang, chỉ trang thứ nhất có in tiêu đề người gửi. Công hàm được ký đầy đủ và ghi rõ họ tên người gửi. Công hàm cá nhân thường không đóng dấu cơ quan.

3. Công hàm tập thể:

Đây là công hàm do hai hay nhiều Cơ quan đại diện gửi một cơ quan nhà nước hay tổ chức quốc tế tiếp nhận để bày tỏ thái độ hay quan điểm chung về một vấn đề. Công hàm tập thể có thể làm một bản chung do những người đại diện các cơ quan cùng ký tên, trong trường hợp này công hàm được trao tay trong một cuộc gặp có mặt của các đại diện ký tên với người nhận công hàm. Công hàm tập thể có thể do từng đại diện làm riêng biệt nhưng các công hàm này được viết với lời văn giống nhau và được gửi cùng một lúc.

Về hình thức công hàm tập thể làm giống như công hàm cá nhân.