Phòng Lưu trữ - Thư viện Văn phòng Bộ Tài chính: 20 năm chuyển mình và thích ứng

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, thư viện tại cơ quan Bộ Tài chính ngàng càng được được đổi mới.

Năm 2003, Phòng Lưu trữ được thành lập thuộc Văn phòng Bộ với chức năng, nhiệm vụ: “Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính về công tác lưu trữ”. Khi mới thành lập, Phòng chỉ có 03 cán bộ quản lý khoảng 800 mét tài liệu lưu trữ. Trong giai đoạn từ năm 2003 - 2008, cán bộ Phòng Lưu trữ tập trung việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ theo quy định của pháp luật.

Đến năm 2009, Phòng Lưu trữ được đổi tên thành Phòng Lưu trữ - Thư viện, đồng thời bổ sung nhiệm vụ mới: “Quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư viện cơ quan Bộ”. Riêng nhiệm vụ liên quan đến công tác lưu trữ trong toàn ngành Tài chính đã được cụ thể hơn trước như: Xây dựng các quy định về công tác lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và của Bộ về công tác lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ; thực hiện chế độ báo cáo, sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng về công tác lưu trữ.

Giai đoạn từ năm 2009 đến nay, Phòng Lưu trữ - Thư viện đã có những bước chuyển dịch mạnh mẽ từ quy mô tổ chức nhân sự đến các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao. Hiện nay, Phòng có 08 công chức (gồm: 01 Trưởng phòng, 05 Chuyên viên, 02 Lưu trữ viên).

Trong những năm qua, hoạt động quản lý về lưu trữ đã có những dấu ấn nổi bật như: (1) Tham mưu cho lãnh đạo ban hành 68 văn bản quy định về công tác lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ để thống nhất trong toàn ngành Tài chính, đặc biệt trình Bộ ban hành được Quy chế Lưu trữ cho toàn Ngành và thông tư quy định bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành Tài chính; (2) Tổ chức 01 đợt tập huấn, 01 hội nghị tổng kết công tác lưu trữ ngành Tài chính, cử 50 lượt cán bộ tham gia 21 đợt học tập, khảo sát công tác lưu trữ ở trong nước và 01 đợt khảo sát ở Singapore; (3) Kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ tại 20 đơn vị thuộc Bộ ở cấp trung ương và 225 đơn vị trong Ngành ở cấp địa phương; (4) Công tác nghiên cứu khoa học được đẩy mạnh, trong 05 năm bảo vệ thành công 03 đề tài cấp bộ: Đề tài nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, Đề tài giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính, Đề tài xây dựng kho lưu trữ tài liệu hành chính số tại Bộ Tài chính; (5) Tham mưu cho lãnh đạo các cấp xây dựng thành công Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ đáp ứng được các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của công tác lưu trữ, đây là dấu mốc quan trọng cải tiến hiệu quả làm việc, bắt kịp xu hướng chuyển đổi số và Chính phủ số.

Bên cạnh đó, Phòng Lưu trữ - Thư viện cũng đã từng bước xây dựng kho lưu trữ số, thực hiện số hóa 4.010.000 trang tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn và tần suất sử dụng cao. Cùng với đó, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, thư viện tại cơ quan Bộ Tài chính cũng được đổi mới. Theo thống kê tính đến ngày 30/11/2023, Phòng Lưu trữ - Thư viện quản lý tổng số hơn 7.000 mét tài liệu tăng gần 9 lần số lượng tài liệu so với năm 2008; quản lý gần 4.500 đầu sách, báo, tạp chí; tài liệu thu thập trung bình mỗi năm từ các đơn vị vào kho lưu trữ cơ quan Bộ khoảng 420 mét; chỉnh lý được hơn 6.000 mét tài liệu lưu trữ gấp khoảng 10 lần so với năm 2008; công tác khai thác bảo quản tài liệu an toàn, đẩy mạnh ....

Ghi nhận những nỗ lực, cố gắng không ngừng nghỉ của tập thể cán bộ Phòng Lưu trữ - Thư viện, tập thể Phòng đã nhận được khen thưởng của các cấp như: Huân chương lao động hạng Nhì, hạng Ba của Chủ tịch nước; Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ; Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Khen tặng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Cờ thi đua... Qua đó, khẳng định vai trò và trách nhiệm của Phòng trong công tác lưu trữ và thư viện tại cơ quan Bộ cũng như toàn ngành Tài chính.

Trước sự phát triển của Chính phủ số và để bắt kịp xu thế tất yếu của thời đại cơ quan Lưu trữ Bộ Tài chính phải “chuyển mình và thích ứng” với những yêu cầu chung. Vì vậy, đòi hỏi tập thể cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ, thư viện tiếp tục cố gắng và không ngừng học hỏi, nghiên cứu, áp dụng các biện pháp quản lý hiện đại để phát huy tối đa những giá trị của tài liệu lưu trữ, sách, báo, tạp chí… góp phần phát triển sự nghiệp ngành Tài chính cũng như xây dựng, bảo vệ Đất nước.

Nguyễn Thị Lý - Trưởng phòng Lưu trữ - Thư viện (Văn phòng Bộ Tài chính)