Sửa quy chế quản lý chung cư - Bài 3: Kẽ hở từ mô hình ban quản trị

Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong quản lý vận hành chung cư. Ảnh: Hoàng Anh

Nhiều lỗ hổng trong hoạt động

Trong suốt hơn 10 năm trở lại đây, từ khi nhà ở chung cư bắt đầu phát triển mạnh mẽ dẫn đến sự ra đời và hoạt động của các ban quản trị, tổ chức này luôn là đề tài thảo luận nóng hổi.

Nếu như ở giai đoạn đầu, khi dự án nhà chung cư mới đi vào hoạt động là việc tổ chức hội nghị nhà chung cư để bầu ban quản trị, thì càng về sau, các vấn đề gây bức xúc lại xoay quanh câu chuyện hoạt động của tổ chức này.

Tại nhiều dự án chung cư, ban quản trị hoạt động kém hiệu quả, không có chuyên môn trong việc quản lý, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.

Trong khi đó, đặc thù của chung cư là nơi sinh sống của một cộng đồng cư dân rất lớn, từ vài trăm cho đến hàng nghìn người. Để phục vụ nhu cầu về cuộc sống cho cư dân, chung cư được xây dựng với hệ thống hạ tầng kỹ thuật rất nhiều hạng mục phức tạp, từ tháng máy, hệ thống điện, nước sinh hoạt, nước thải...

Chỉ cần một chi tiết nhỏ bị hỏng hóc do không được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, cuộc sống của hàng trăm con người sẽ bị ảnh hưởng.

Trục lợi quỹ bảo trì chung cư

Bên cạnh đó, thời gian gần đây, ban quản trị tại một số dự án còn xuất hiện tình trạng trục lợi quỹ bảo trì, quỹ phí dịch vụ của cư dân, gây bức xúc trong cộng đồng cư dân.

Làm thế nào để quản lý, giám sát để tổ chức này hoạt động một cách công khai, minh bạch vẫn là câu hỏi lớn đang chờ các cơ quan quản lý nhà nước có giải pháp cụ thể.

Theo nhiều chuyên gia, nguyên nhân dẫn đến thực trạng này là do nhiều kẽ hở trong quy định pháp luật về hoạt động của ban quản trị.

Thực chất, cần phải hiểu rõ, ban quản trị chỉ là một tổ chức dân chủ cơ sở thay mặt cho cư dân để lựa chọn giám sát công ty quản lý vận hành tòa nhà.

Tuy nhiên, thực tế tại nhiều chung cư, ban quản trị lại đang hoạt động như một tổ chức chuyên môn.

Thay vì đại diện cho cư dân ký hợp đồng với công ty quản lý để vận hành, đa phần các ban quản trị hiện nay đều hoạt động theo mô hình tự thu tự chi, tự điều hành, trực tiếp ký hợp đồng mua sắm từng loại hình dịch vụ, từ vệ sinh, bảo vệ, lễ tân... đến việc bảo trì, bảo dưỡng chung cư.

Hoặc các ban quản trị một nửa khoán việc vận hành cho công ty quản lý, một nửa tự thu, tự chi.

Điều này đã dẫn đến việc các ban quản trị lạm quyền, thậm chí là dễ dàng kê khống, rút ruột quỹ bảo trì, phí dịch vụ.

Để khắc phục tình trạng này, các cơ quan quản lý nhà nước cần phải có quy định chặt chẽ hơn đối với hoạt động của ban quản trị.

Hiện nay, tổ chức này hoạt động bởi sự tác động của rất nhiều chủ thể gồm chủ đầu tư, chủ sở hữu nhà ở, chủ các khu thương mại, các nhà thầu cung cấp dịch vụ vệ sinh, an ninh, điện nước...

Trong trường hợp ban quản trị tự thu, tự chi, hoạt động của tổ chức này không khác gì so với một doanh nghiệp. Thế nhưng, ban quản trị lại không phải doanh nghiệp, không bị quy định bởi Luật Doanh nghiệp, các luật thuế, không phải xuất hóa đơn, không chịu sự kiểm toán độc lập và các nghị định liên quan.

Theo dự thảo thông tư mới đang được Bộ Xây dựng soạn thảo, trong trường hợp nhà chung cư có một chủ sở hữu, ban quản trị được hoạt động theo mô hình tự quản. Trong trường hợp có nhiều chủ sở hữu, ban quản trị sẽ được tổ chức theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình hội đồng quản trị của hợp tác xã.

Song, các quy định của thông tư cũng chưa làm rõ các luật sẽ chi phối hoạt động của ban quản trị là Luật Doanh nghiệp hay những luật nào?

Hơn nữa, thông tư ban hành quy chế không thể quy định thay cho luật. Một doanh nghiệp hoạt động ngoài việc theo quy định của Luật Doanh nghiệp còn bị điều chỉnh bởi hàng chục luật như Luật Thuế giá trị gia tăng, Luật Thương mại, Luật Phí và lệ phí...

Do đó, nhà soạn thảo cần đưa các chương, điều khoản quy định cụ thể về cách hoạt động của ban quản trị.

Ban quản trị là thể chế dân chủ được cộng đồng cư dân bầu ra qua hội nghị nhà chung cư, được chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư ủy quyền sử dụng khoản đóng góp kinh phí quản lý vận hành để mua các dịch vụ quản lý vận hành phục vụ đời sống chung của cư dân, trong đó có dịch vụ quản lý của đơn vị quản lý vận hành.

Vì vậy, các quy định cần làm rõ, trong tình huống này, các yếu tố liên quan tài chính, phần phí quản lý vận hành thu của cư dân chỉ xuất phiếu thu hay xuất hóa đơn giá trị gia tăng? Các nguồn kinh phí khác sẽ được hạch toán chứng từ như thế nào để làm cơ sở cho việc quản lý hoạt động của ban quản trị một cách công khai, minh bạch.

Ngoài Luật Nhà ở và các văn bản pháp luật khác có liên quan, nội quy quản lý sử dụng nhà chung cư, trong đó bao gồm có quy chế hoạt động của ban quản trị, quy chế thu chi tài chính của tòa nhà, đã được thông qua tại hội nghị nhà chung cư là cơ sở quan trọng quyết định mô hình thu chi tài chính của ban quản trị nhà chung cư.

Làm rõ các yêu cầu bắt buộc đối với thành viên ban quản trị

Bên cạnh các quy định của pháp luật liên quan đến quy chế hoạt động của ban quản trị, các thành viên ban quản trị cũng cần được quy định rõ ràng về các yêu cầu bắt buộc khi muốn tham gia vào tổ chức này.

Thứ nhất, cộng đồng cư dân nhà chung cư là cộng đồng có chung một tiêu chuẩn, văn hóa, cùng chung sống với nhau. Ban quản trị được cộng đồng cư dân bầu ra để đại diện cư dân duy trì các tiêu chuẩn, văn hóa này.

Chính vì thế, các quy định cần làm rõ về chuẩn mực đạo đức, văn hóa của thành viên ban quản trị, cũng như thời gian tối thiểu sinh sống tại hòa nhà để cư dân được ứng cử vào ban quản trị.

Thứ hai, ban quản trị là đại diện dân chủ cơ sở mang tính nhiệm kỳ. Tổ chức này không có một pháp nhân vững chắc mà phụ thuộc rất nhiều về ý kiến cá nhân của mỗi thành viên trong ban quản trị.

Một số ban quản trị hiện nay ra quyết định tập thể, tức là đồng chữ ký, nên khi có sự bất đồng lẫn nhau mà yêu cầu tất cả chữ ký của các thành viên sẽ rất khó khăn cho việc vận hành.

Hơn nữa, các thành viên trong ban quản trị là cá nhân và có thể sẽ xảy ra một số trường hợp như từ chức, chuyển đi khỏi nơi ở... và khi đó, tính liên tục của các nghị quyết ban hành sẽ bị ảnh hưởng.

Các cơ quan quản lý cần nhận định rõ các rủi ro trên để đảm bảo ban quản trị và hoạt động xuyên suốt. Cá nhân ứng cử tham gia thành viên ban quản trị phải ký cam kết trách nhiệm để đảm bảo khi từ chức, từ nhiệm nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm cho đến khi ban quản trị mới được công nhận.

Hoặc trong trường hợp thành viên ban quản trị bị mất năng lực hành vi dân sự, ốm đau, các quy định cũng cần chi tiết để duy trì hoạt động của ban quản trị.

Các thành viên ban quản trị cần có cam kết chi tiết, thể hiện tối thiểu các nội dung như không từ bỏ nhiệm vụ trừ trường hợp bất khả kháng, cam kết trách nhiệm đạo đức, không tư lợi, chỉ hoạt động theo nội quy quy chế được hội nghị nhà chung cư thông qua.

Ban quản trị tuyệt đối không được có lợi ích hay điều hành trong các ban quản lý, công ty quản lý cho nhà chung cư.

Ngoài ra, để tránh trường hợp đại diện chủ đầu tư làm trưởng ban quản trị sẽ dẫn đến xung đột lợi ích về vấn đề quản trị, việc chuyển giao từ chủ đầu tư sang ban quản trị không được minh bạch, các cơ quan quản lý nên có quy định, chủ đầu tư chỉ giữ vai trò thành viên ban quản trị tại hội nghị nhà chung cư lần đầu.

Còn tại hội nghị nhà chung cư các lần kế tiếp, cư dân sẽ thực hiện bỏ phiếu bầu. Chủ đầu tư có tư cách và quyền lợi như các chủ sở hữu khác của tòa nhà. Điều này sẽ giúp tạo ra nền tảng dân chủ bền vững cho hoạt động của ban quản trị nhà chung cư.

Quản lý vận hành chung cư là một vấn đề phức tạp, gây ra nhiều xung đột và tranh chấp trong thời gian qua, xoay quanh mối quan hệ giữa cư dân, chủ đầu tư, ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành. Sau nhiều năm thực hiện, quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư đã bộc lộ nhiều bất cập, vì vậy Bộ Xây dựng đang soạn thảo quy chế mới nhằm khắc phục những vấn đề này.

Chuyên đề "Sửa quy chế quản lý chung cư" sẽ phân tích từng khía cạnh trong việc quản lý và vận hành nhà chung cư, làm rõ nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn, tranh chấp và đưa ra các kiến nghị cụ thể để quản lý và vận hành nhà chung cư hiệu quả hơn.

Bài 1: Thách thức quản lý chung cư đa công năng

Bài 2: Lỗ hổng từ thiếu hồ sơ lưu trữ

An Chi