Tạo niềm vui trong công việc với quy tắc 1-3-5

Lên danh sách việc cần làm (to-do list) từng là cách hiệu quả để chúng ta quản lý công việc và thời gian mỗi ngày. Tuy nhiên, bạn sẽ làm gì nếu 20 việc trong to-do list đều là 20 việc quan trọng và cần xử lý càng sớm càng tốt?

Vì một ngày không thể có nhiều hơn 24 tiếng, nên điều duy nhất chúng ta có thể làm là chấp nhận giới hạn của mình, đồng thời sắp xếp thứ tự ưu tiên để giải quyết từng việc một.

Khi đó, quy tắc 1-3-5 sẽ là tấm bản đồ dẫn chúng ta đi đúng hướng.

Quy tắc 1-3-5 là gì?

Quy tắc 1-3-5 được trang The Muse tóm tắt như sau: Thay vì cố gắng ôm đồm nhiều công tác khác nhau, mỗi ngày, bạn chỉ cần cam kết thực hiện 9 việc bao gồm 1 việc chính, 3 việc trung bình và 5 việc nhỏ.

Trong đó:

1 việc chính là mục có mức độ quan trọng cao mà bạn cần hoàn thành sớm nhất.
3 việc trung bình là những việc ít quan trọng hơn nhóm trước, nhưng bạn vẫn phải ưu tiên làm ngay khi có thể.
5 việc nhỏ có hạn (deadline) theo ngày. Đây cũng có thể là nhóm việc bạn muốn làm cho sở thích, dự án cá nhân hay các mối quan hệ bạn bè, gia đình.

Vì sao bạn nên làm việc chính trước nhất?

Thực tế, bạn có thể giải quyết việc tùy ý, miễn là đến cuối ngày, bạn hoàn thành đủ 9 việc đã đề ra.

Tuy nhiên, Brian Tracy, tác giả cuốn sách về quản lý thời gian Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time, gợi ý bạn nên xử lý việc lớn và khó nhất đầu tiên để tạo động lực chuyển sang các nhóm còn lại.

Nếu ngay từ đầu ngày bạn đã giải quyết được "con ếch", thì những khó khăn tiếp theo bạn sẽ dễ dàng vượt qua hơn nhờ tâm lý không trì hoãn.

Ngoài ra, buổi sáng cũng là lúc chúng ta có nhiều năng lượng, ít bị phân tâm hay lo lắng. Đó là lý do thứ tự 1-3-5 được sắp xếp theo mức độ quan trọng giảm dần.

Các lưu ý giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Quy tắc 1-3-5 là phương pháp quản lý to-do list phù hợp với những ngày bạn ở nhà, có sự chủ động về thời gian và dần học cách tự tạo niềm vui cho mình. Nhưng điều đó không có nghĩa bạn không thể duy trì hình thức này lâu dài.

Áp dụng quy tắc 1-3-5 thường xuyên có thể thay đổi cách bạn giải quyết vấn đề trong bối cảnh xã hội hiện đại và bận rộn, theo Time Doctor. Khi phân loại công việc từ góc nhìn khách quan, bạn sẽ hạn chế tình trạng choáng ngợp và bối rối không biết bắt đầu từ đâu.

Một số mẹo nhỏ hỗ trợ tăng năng suất hàng ngày:

Nên liệt kê việc cần làm trước khi sắp xếp chúng vào từng nhóm. Trước khi "chốt" danh sách, bạn nên kiểm tra xem có việc nào không thật sự cần thiết, hoặc việc nào bạn có thể chia cho người khác để giảm gánh nặng hay không.
Nếu nhiệm vụ mới xuất hiện ngoài kế hoạch, bạn có thể đưa nó vào danh sách ngày mai hoặc tuần sau, không nên làm xáo trộn danh sách có sẵn.
Viết ra giấy hay điện thoại to-do list là cách để bạn giải tỏa đầu óc, thay vì cố gắng ghi nhớ trong đầu.
Một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự tính là bình thường, chỉ cần bạn nỗ lực đi đến cuối cùng.
Kết hợp 1-3-5 với phương pháp làm việc ngắt quãng Pomodoro (25 phút làm, 5 phút nghỉ). Lưu ý theo dõi và điều chỉnh thời gian phù hợp với tính chất công việc của bạn.

Thiên Hân

Đồ họa: Yến Nhi