Time Blocking - cứu tinh của người dễ mất tập trung trong kỳ giãn cách

Hiểu một cách đơn giản, Time Blocking là phương pháp lập kế hoạch và ấn định khung thời gian cho các đầu việc trong ngày.

Bạn sẽ chia thời gian (time) của mình thành các khoản cố định (block) dành cho từng đầu việc. Từ đó, phương pháp này là giúp bạn có cái nhìn tổng quát về thời gian biểu của bản thân. Từ đó tự tạo áp lực phải hoàn thành việc đúng giờ.

Không có công thức chung nào cho việc áp dụng Time Blocking vì mỗi người sẽ có tính chất công việc và thói quen sinh hoạt riêng.

Tuy nhiên, G2's Learn cho rằng có 4 bước cơ bản để bạn thực hành "chặn thời gian", bao gồm:

Bước 1: Lên kế hoạch

Trong tất cả việc phải làm, bạn cần chọn ra 3-5 việc ưu tiên hoàn thành trong ngày và sắp xếp chúng theo thứ tự từ quan trọng/khẩn cấp nhất đến ít quan trọng.

Bước 2: Ấn định thời gian

Với mỗi đầu việc, bạn nên quy định thời gian thực hiện, khi nào bắt đầu làm và mất bao lâu sẽ làm xong. Ví dụ:

09:00 - 10:00, họp giao ban

10:00 - 11:00, trả lời email đối tác

11:00 - 12:30, nghỉ trưa

13:00 - 15:00, làm báo cáo tuần

Lưu ý dành ít nhất 1 tiếng trống phòng trường hợp có task ngoài dự định.

Bước 3: Thực hành

Ở bước này, tất cả những gì bạn cần làm là theo sát thời gian biểu đã định.

Bên cạnh sổ tay truyền thống, hiện có nhiều ứng dụng hỗ trợ quản lý đầu việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt những quy định riêng về màu sắc cho từng nhóm việc như việc gia đình, công việc văn phòng, chăm sóc cá nhân,... để dễ quản lý.

Bước 4: Lượng giá

Đây là bước bạn kiểm tra và đánh giá việc hoạch định thời gian của mình. Để áp dụng Time Blocking hiệu quả hơn cho lần sau, bạn nên quan sát thời gian thực tế dành cho mỗi task để căn chỉnh giờ bắt đầu, kết thúc hợp lý.

Tập trung làm việc, tránh phân tâm

Trái với Multitasking (làm việc đa nhiệm), nguyên tắc của Time Blocking là chỉ giải quyết một việc duy nhất trong khung thời gian nhất định.

Theo Verywell Mind, multitask khiến mức độ tập trung của chúng ta bị phân tán và mất nhiều thời gian làm việc hơn.

Time Blocking giúp bạn dành 100% sự tập trung cho công việc cần làm, hạn chế các tác động bên ngoài gây lãng phí thời gian, chậm tiến độ. Đặc biệt là khi work from home.

Tăng chất lượng đầu ra cho công việc

Cal Newport, tác giả cuốn "Deep Work" về cách làm việc trong thời đại số, cho rằng chất lượng công việc phụ thuộc lớn vào hai yếu tố: thời gian làm và sự tập trung cao độ.

Phương pháp Time Blocking cho bạn cả hai yếu tố này. Do đó, nếu thực hiện nghiêm túc, chắc chắn hiệu suất làm việc của bạn cũng sẽ được cải thiện.

Tránh trì hoãn

Một to-do list đầy việc cần làm thường khiến chúng ta có tâm lý mệt mỏi, cảm thấy bị quá tải và muốn trì hoãn. Nhưng nếu áp dụng Time Blocking, bạn sẽ là người chủ động sắp xếp các mục trong danh sách vào thời gian phù hợp.

Cụ thể, bạn có thể xem xét việc gì cần làm hôm nay, việc gì có thể để lại ngày mai. Với những việc phải làm hôm nay, bạn cũng được chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên, làm việc A vào buổi sáng, việc B vào buổi chiều.

Nhờ vậy, cuộc sống sẽ có tổ chức hơn. Đồng thời đảm bảo không bỏ sót việc cần làm.

Nhược điểm

Vì quản lý thời gian và công việc theo từng "block", một trong những khó khăn bạn có thể gặp với phương pháp này là các "block" bị trùng nhau.

Vấn đề trên thường xảy ra với các công việc hay dự án khó ước lượng thời gian thực tế.

Do đó, như đã nêu ở bước 4, bí quyết của Time Blocking là bạn hiểu tính chất công việc của mình. Đồng thời cho bản thân đủ thời gian hoàn thành.

Thiên Hân