Trợ lý ảo AI: Trợ thủ đắc lực cho công việc

Ảnh: Invicta

So với Microsoft Windows 10, bản Windows 11 đi theo hướng hỗ trợ người dùng nhiều hơn thông qua tính năng trí tuệ nhân tạo Copilot: tương tác mạnh mẽ và cải thiện năng suất làm việc. Công cụ này được cho là sẽ làm thay đổi cách chúng ta làm việc và quản lý thông tin trong tương lai.

Những bước tiến của các trợ lý AI

Trợ lý ảo Cortana được tích hợp trong hệ điều hành Microsoft Windows 10, sử dụng Bing làm công cụ tìm kiếm và chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thông tin, quản lý cá nhân. Người dùng có thể thay đổi cài đặt máy tính của mình, tạo tài liệu mới và đặt lời nhắc hay theo dõi đơn hàng, tìm nhà hàng và đặt lịch chiếu phim. Cortana có một tính năng độc đáo là cung cấp bản tóm tắt gồm danh sách các email, tin tức và sự kiện quan trọng trong ngày cho phép người dùng biết điều gì đang xảy ra trên thế giới mà không cần mở quá nhiều ứng dụng khác nhau.

Trong khi ứng dụng Siri sử dụng trên điện thoại iPhone và các thiết bị khác của Apple với một số tính năng và khả năng bổ sung mà công cụ khác không có. Chẳng hạn như, Siri được tích hợp với hệ điều hành của iPhone nên việc sử dụng nó để mở ứng dụng, thực hiện thay đổi hệ thống và tìm kiếm trên chính chiếc điện thoại dễ dàng hơn. Thêm vào đó, có thể sử dụng Siri để điều khiển các thiết bị thông minh trong nhà nếu chúng được kết nối với iPhone vì Siri có thể truy cập HomeKit, nền tảng nhà thông minh của Apple.

Nếu Siri chỉ có thể kết nối với các thiết bị tương thích với nền tảng HomeKit thì trợ lý Alexa của Amazon có thể kết nối với hầu hết tất cả các thiết bị thông minh trong nhà. Công cụ này hoạt động tốt khi trả lời các câu hỏi cơ bản, đặc biệt là câu hỏi liên quan đến việc mua hàng trên Amazon và đặt lời nhắc.

Google Assistant (hệ sinh thái Google) được đánh giá là trợ lý ảo tốt nhất ở thời điểm hiện tại. Công cụ này không bị ràng buộc trên bất kỳ hệ sinh thái nào, người dùng có thể sử dụng trên thiết bị Android, Apple, PC Windows… Tương tự Cortana, Siri và Alexa, Google Assistant được sử dụng để thực hiện tìm kiếm trên web, quản lý lịch và điều khiển các thiết bị thông minh trong nhà.

Trợ lý ảo mới Copilot xuất hiện trong Windows 11 tích hợp các tính năng văn phòng mạnh mẽ để hỗ trợ công việc nghiên cứu, phân tích dữ liệu và tạo các tài liệu, báo cáo. Với thiết kế dành cho các doanh nghiệp, Copilot có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng, tạo nội dung từ các câu trả lời và tận dụng dữ liệu của tổ chức một cách hiệu quả và duy trì tính bảo mật thông tin. Điều này làm cho Copilot trở thành một công cụ hữu ích cho công việc nghiên cứu và quản lý thông tin đối với người dùng trong môi trường doanh nghiệp.

Thay đổi cách chúng ta làm việc

Việc tích hợp và ứng dụng Copilot 365 vào doanh nghiệp vẫn còn rất mới mẻ đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp ở Việt Nam. Để khai thác có hiệu quả công cụ này, trước hết doanh nghiệp cần chú trọng việc đào tạo nhân sự để nhân viên hiểu cách tương tác với Copilot, đưa ra tiêu chuẩn về việc sử dụng hiệu quả cũng như đúng với quy trình bảo mật dữ liệu của công ty. Những vị trí như nhân viên kỹ thuật, nhân viên bán hàng và nhân viên hỗ trợ khách hàng là những mắt xích quan trọng thể hiện hiệu quả trực tiếp của công cụ này.

Kế đến, cập nhật hệ thống một cách thường xuyên nhằm đảm bảo rằng Copilot sẽ tương thích và hoạt động tốt trên các thiết bị và môi trường làm việc. Cuối cùng, điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp để tận dụng tối đa sức mạnh của Copilot. Doanh nghiệp cần cân nhắc sử dụng Copilot để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm tải công việc và cho phép nhân viên có thể tập trung vào các công việc sáng tạo hơn. Điều này có thể giúp giảm chi phí và tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tính năng của Copilot xuất hiện phổ biến trong các tác vụ văn phòng thường ngày của một nhân viên kinh doanh. Với Teams, Copilot tự động tạo bản ghi chú đầy đủ về nội dung và gửi đến các thành viên sau khi kết thúc cuộc họp. Nếu muốn phân tích dữ liệu từ một bảng tính Excel, công cụ cũng tự động phân tích dữ liệu đầu vào và trực quan hóa trên các đồ thị, biểu đồ một cách rõ ràng và dễ hiểu hơn về sự biến động của các con số. Viết email trên Outlook cũng không còn tốn nhiều thời gian khi Copilot có thể tự động hoàn thành câu văn hoàn chỉnh về ngữ pháp và nội dung nhanh chóng. Hơn thế, một bản báo cáo, tài liệu đầy đủ đồ thị, biểu đồ, mô tả, giải pháp cũng được Copilot tự động tạo ra nhanh chóng chỉ qua vài câu lệnh đơn giản từ người dùng.

Chắc chắn sắp tới sẽ còn nhiều các ứng dụng AI hỗ trợ trực tiếp trong công việc sẽ được đưa ra thị trường, như một xu hướng tất yếu. AI sẽ không còn chỉ là các ứng dụng nhỏ lẻ với những hỗ trợ đơn lẻ trong công việc mà sẽ trở thành những công cụ thực sự hỗ trợ cho người lao động trong tương lai sắp tới. AI không chỉ giúp người dùng làm việc thông minh hơn mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới trong công việc hàng ngày. Ứng dụng các công cụ này sẽ là một bước cải tiến đáng kể về hiệu suất trong doanh nghiệp, mở ra cơ hội để khám phá các ý tưởng mới, dự án sáng tạo và sản phẩm tiên tiến.

(*) CFA

(**) HUB

Lê Hoài Ân(*) - Trần Thị Thu Uyên(**)