Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh vượt khó hoàn thành nhiệm vụ
Thực hiện tổ chức hoạt động theo Quyết định số 2188/QĐ-UBND, ngày 27/9/2021 của UBND tỉnh quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử (LTLS) trực thuộc Sở Nội vụ, trung tâm được giao 15 biên chế sự nghiệp, trong đó 13 biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước và 2 biên chế hưởng lương từ hoạt động sự nghiệp. Trung tâm tự chủ tài chính 13% về chi thường xuyên. Năm 2023 trung tâm được giao đủ số lượng viên chức theo quy định và áp dụng mức tự chủ về chi thường xuyên theo quy định.
Thực hiện tổ chức hoạt động theo Quyết định số 2188/QĐ-UBND, ngày 27/9/2021 của UBND tỉnh quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử (LTLS) trực thuộc Sở Nội vụ, trung tâm được giao 15 biên chế sự nghiệp, trong đó 13 biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước và 2 biên chế hưởng lương từ hoạt động sự nghiệp. Trung tâm tự chủ tài chính 13% về chi thường xuyên. Năm 2023 trung tâm được giao đủ số lượng viên chức theo quy định và áp dụng mức tự chủ về chi thường xuyên theo quy định.
Cán bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hướng dẫn độc giả tìm tài liệu.
Đồng chí Phạm Bá Kiên, Giám đốc Trung tâm LTLS tỉnh cho biết: Trong năm 2023 việc tìm kiếm công việc hoạt động dịch vụ của trung tâm gặp nhiều khó khăn, do xã hội hóa công tác lưu trữ phải cạnh tranh với các doanh nghiệp. Chất lượng chỉnh lý và lựa chọn tài liệu tại các đơn vị chưa tuân thủ đầy đủ các quy định và hướng dẫn của trung tâm, dẫn đến phải chỉnh sửa nhiều, ảnh hưởng đến tiến độ giao nộp theo kế hoạch đề ra. Hoạt động dịch vụ công về chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn gặp khó khăn, kinh phí phục vụ lĩnh vực lưu trữ hạn chế. Hiện trung tâm lưu trữ lịch sử chưa có kho lưu trữ chuyên dụng gây khó khăn trong công tác lưu trữ. Tuy nhiên, được sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Sở Nội vụ và sự đoàn kết, thống nhất, lãnh đạo, viên chức Trung tâm LTLS đã thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn theo kế hoạch. Lãnh đạo, viên chức có thâm niên lâu năm, kinh nghiệm trong ngành và đội ngũ viên chức có trình độ nghiệp vụ chuyên ngành lưu trữ từ trung cấp trở lên, đáp ứng vị trí công việc được giao.
Trong năm 2023, ngành đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định thu hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS năm 2023. Quyết định về quy định khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm LTLS tỉnh; một số văn bản tham gia ý kiến vào các văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Nội vụ về lĩnh vực lưu trữ. Tham mưu trình Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch thu hồ sơ tài liệu vào LTLS năm 2022 của các cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu. Lập kế hoạch rà soát tài liệu tại LTLS của tỉnh, sưu tầm tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và nhân dân trong tỉnh, Lưu trữ Trung ương và các tỉnh lân cận phục vụ việc công bố, triển lãm tài liệu lưu trữ giai đoạn 2022-2030. Trung tâm trực tiếp ban hành 130 văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức triển khai xử lý nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm LTLS.
Trung tâm tiến hành khảo sát các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS đến hạn giao nộp hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu vào LTLS theo quy định. Triển khai thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức lựa chọn hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu vào LTLS tiến hành giao nhận của các đơn vị theo kế hoạch thu nộp với tổng số 3972 hồ sơ; tương đương với 75 mét giá. Thực hiện rà soát xác định lại giá trị hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ, lập mục lục tài liệu thuộc diện quý hiếm, có phương án bảo quản nâng cấp theo quy định. Tham gia chỉnh lý tài liệu lưu trữ của 5 cơ quan, đơn vị. Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, trung tâm đã duy trì công tác vệ sinh định kỳ theo quy định 250 m2 kho lưu trữ và trên 650m giá tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác phòng chống cháy nổ; duy trì nhiệt độ độ ẩm bảo đảm an toàn cho hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Với công tác phục vụ độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, ngành thực hiện điều chỉnh hoàn thiện hệ thống mục lục quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ đang lưu trữ tại kho; giới thiệu đăng mục lục hồ sơ được sử dụng rộng rãi, hiện đang quản lý tại trung tâm lên trang website của Sở Nội vụ. Triển khai ứng dụng phục vụ khai thác văn bản đã được số hóa; đáp ứng ngày một tốt hơn việc phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ. Trong năm đã phục vụ 117 độc giả đến tra cứu khai thác tài liệu, cung cấp 254 hồ sơ, phô tô 1.395 tờ tài liệu, cấp chứng thực 172 văn bản.
Trong công tác hành chính quản trị và hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu, trung tâm tiếp nhận và triển khai kịp thời văn bản của các cơ quan cấp trên gửi đến và của Sở Nội vụ chỉ đạo; phát hành 130 văn bản thuộc thẩm quyền của trung tâm đảm bảo kịp thời, đúng quy định. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ với Sở Nội vụ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Sở Nội vụ, UBND tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đảm bảo tiến độ quy định. Phối hợp với Đài PT&TH tỉnh, Báo Hòa Bình xây dựng phóng sự về lưu trữ, tuyên truyền công bố tài liệu lưu trữ với công chúng nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc giai đoạn 2022-2030... Tích cực hoạt động dịch vụ công về lưu trữ như dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ, trong năm đã triển khai thực hiện giao dịch 4 hợp đồng chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, đơn vị và 1 nhiệm vụ được giao theo kế hoạch, đảm bảo duy trì mức tự chủ về chi thường xuyên 13% trở lên...
Phát huy những thành tích trong năm 2023, năm 2024, ngành tiếp tục tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh kế hoạch thu tài liệu của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh đảm bảo thu tài liệu thuộc diện nộp lưu vào LTLS từ 5 - 7 cơ quan, tổ chức. Tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn tồn đọng từ năm 2015 trở về trước, lựa chọn hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu vào LTLS theo quy định. Tổ chức rà soát tài liệu trong kho lưu trữ, xác định tài liệu quý hiếm, tài liệu hạn chế sử dụng, làm cơ sở công bố, triển lãm đối với tài liệu quý hiếm phục vụ phát triển KT-XH, an ninh - quốc phòng của địa phương theo quy định. Tổ chức thực hiện số hóa tài liệu mới thu về đảm bảo phục vụ kịp thời nhu cầu độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện sắp xếp tài liệu trong kho đảm bảo khoa học, thiết lập mục lục bảo quản và quản lý tài liệu được chặt chẽ, làm cơ sở số hóa, tạo nền tảng phục vụ chính phủ số. Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên và định kỳ tài liệu trong kho, duy trì nhiệt độ, độ ẩm và khử trùng, chống mối đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Tổ chức tu bổ phục chế tài liệu có nguy cơ tự hủy. Để phục vụ độc giả ngày càng tốt hơn, ngành tích cực cập nhật thông tin về mục lục hồ sơ tài liệu đang quản lý trong kho scan văn bản, tạo lập hồ sơ điện tử phục vụ công tác quản lý và sử dụng tài liệu theo yêu cầu nhiệm vụ. Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ vào việc biên mục tài liệu chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức do trung tâm tổ chức chỉnh lý phân loại, lập hồ sơ. Tăng cường giới thiệu với độc giả và công chúng danh mục hồ sơ tài liệu hiện có trong kho LTLS. Thực hiện ứng dụng khai thác sử dụng kho lưu trữ số hóa sau nhận bàn giao và phục vụ độc giả khai thác sử dụng trên hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số hóa...
