Văn phòng số - xu hướng nắm bắt tương lai dành cho các tổ chức, doanh nghiệp

Khi công việc văn phòng không còn là sự nhàm chán

Nếu như trước kia, mỗi lần phải trình các kế hoạch, công việc, thậm chí chỉ là một khoản chi nhỏ cho văn phòng, chị Phương Anh - nhân viên hành chính của một công ty bất động sản lớn tại Hà Nội cũng phải thực hiện qua nhiều bước, từ soạn thảo văn bản, in ấn, xin phê duyệt, trình ký, chuyển bộ phận kế toán,… mất khá nhiều thời gian đi lại và giấy mực thì hiện tại, sau khi được số hóa, chỉ cần thao tác trên máy tính, điền thông tin, nhấn gửi và chờ đợi kết quả là xong.

Bản thân chị Phương Anh cũng thấy hiệu quả công việc tăng lên rất nhiều dù thời gian làm việc được giảm đi, việc hành chính không còn là “hành là chính” mà trở nên khoa học, thú vị hơn rất nhiều.

Đó là một trong rất nhiều những lợi ích của việc chuyển đổi văn phòng điện tử mà không chỉ công ty của chị Phương Anh mà hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đang áp dụng giải pháp số hóa MobiFone Smart Office có được. Đây cũng là xu thế đang phát triển mạnh mẽ trong thời gian qua, không chỉ phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia mà còn là sự chuyển mình của doanh nghiệp trong thời đại 4.0.

Được MobiFone đầu tư phát triển trong nhiều năm qua, liên tục được bổ sung, nâng cao và cập nhật các dịch vụ mới để phù hợp với nhu cầu ngày càng đa dạng của cộng đồng các tổ chức, doanh nghiệp trong nước, hiện nay, bộ sản phẩm văn phòng điện tử Mobifone Smart Office đã sở hữu một hệ sinh thái phong phú các dịch vụ, giải pháp gồm MobiFone eOffice, MobiFone eWork, Thư viện tài liệu, MobiFone eLearning, MobiFone HRM,…

Với các giải pháp này, mọi hoạt động, quy trình quản lý văn phòng của doanh nghiệp đều được số hóa khép kín, trọn vẹn với hiệu suất cao nhất, tinh giản những khâu dư thừa, tiết kiệm thời gian, ngân sách tối đa.

“Đa trong một”, đáp ứng mọi nhu cầu của văn phòng số

Trong hệ sinh thái MobiFone Smart Office, giải pháp quản lý văn bản điện tử Mobifone eOffice được xem là giải pháp cơ bản đầu tiên mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi muốn thực hiện số hóa đều không thể bỏ qua.

Tùy vào từng giai đoạn phát triển và nhu cầu của khách hàng, giải pháp này cũng sẽ được nâng cao với Office+, tích hợp thêm trình quản lý cuộc họp trực tuyến thế hệ mới Meet, phòng họp không giấy tờ MobiFone eCabinet một cách linh hoạt.

Không chỉ giúp số hóa các hoạt động mang tính giấy tờ, văn bản hành chính, MobiFone eOffice còn tối ưu cả các công việc như quản lý lên lịch họp, sắp xếp tài liệu, quản lý văn bản đến và đi một cách dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi. Đặc biệt, với viêc tích hợp công nghệ SIM PKI hoặc USB token có độ bảo mật cao nhất, MobiFone eOffice cũng đem đến sự an tâm vững chắc cho người dùng là những người quản lý và chủ doanh nghiệp trong việc hệ thống và kiểm soát các hoạt động văn phòng tối ưu và hiệu quả.

Với Smart Office, MobiFone còn tối ưu cho công tác quản lý giấy tờ, tài liệu với giải pháp Thư viện tài liệu. Giải pháp được xây dựng là một thư viện online, tại đây các văn bản quy chế, quy định, tài liệu tham khảo,.. đều được số hóa và dễ dàng tìm kiếm với công nghệ tìm kiếm bằng giọng nói.

Chỉ cần gõ từ khóa tìm kiếm hoặc phát âm nội dung cần tra cứu, các tài liệu liên quan đều hiện ra một cách rõ ràng. Điều này không chỉ giúp “gỡ rối” cho bộ phận văn phòng mà còn giúp giải quyết những rủi ro về thất lạc, hư hỏng tài liệu, tiết kiệm chi phí tối ưu, đặc biệt cần thiết cho các tổ chức, doanh nghiệp lớn, khi mà mỗi ngày số lượng văn bản được ban hành ra không dừng lại ở con số hàng chục, hàng trăm…

Thực tế, văn phòng số không chỉ là việc giấy tờ, lúc này giải pháp MobiFone eWork sẽ là trợ thủ đắc lực cho không chỉ các nhân viên mà còn cả với những người đứng đầu doanh nghiệp và từng bộ phận. Với các tính năng chính như lập kế hoạch công việc (theo phòng ban, dự án); phân công công việc, đánh giá kết quả, theo dõi tiến độ xử lý công việc (hoàn thành, chậm deadline, phương án xử lý…); quản lý quy trình linh động theo từng team, phòng ban…

MobiFone eWork không chỉ giúp tăng cường sự tương tác và trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong công ty, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự mà còn giúp giảm thiểu thời gian cho các hoạt động quản lý.

Liên quan trực tiếp đến yếu tố nhân sự tại các tổ chức, doanh nghiệp, các giải pháp đào tạo trực tuyến Elearning và quản trị nhân sự HRM cũng được MobiFone đặc biệt chú trọng đầu tư, thiết kế để phù hợp với từng đặc điểm, giai đoạn của khách hàng trong nước.

Nếu như MobiFone eLearning là giải pháp giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân sự với đa dạng các khóa học trực tuyến về nhiều lĩnh vực khác nhau như kỹ năng mềm, ngoại ngữ, kỹ năng chuyên môn, kinh doanh,… thì giải pháp quản trị nhân sự HRM sẽ giúp phát huy tối đa năng lực nguồn nhân sự chất lượng cao đó.

Được tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI), MobiFone HRM không chỉ giúp quản lý, tuyển dụng và đào tạo nhân sự hiệu quả mà còn giúp giữ chân nhân tài với những căn cứ đánh giá công tâm đi kèm chính sách về lương, thưởng, phúc lợi xã hội xứng đáng.

Có thể nói, cho đến thời điểm hiện tại, hệ sinh thái văn phòng điện tử của MobiFone đã và đang đáp ứng được trọn các nhu cầu mà tổ chức, doanh nghiệp cần, từ những nhu cầu cơ bản cho đến nâng cao, phù hợp với từng quy mô, giai đoạn phát triển… tất cả những hoạt động cần thiết trong mỗi văn phòng đều được đáp ứng và số hóa hiệu quả với các giải pháp đồng bộ, thông minh và linh hoạt từ MobiFone Smart Office.

Bảo Anh