Giản tiện quy trình nộp hồ sơ hưởng Bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động

Hiện nay, do số lượng lao động nộp hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp tăng cao, đặc biệt là sau khoảng thời gian giãn cách xã hội do dịch bệnh Covid- 19 nên việc lấy số thứ tự để nộp hồ sơ hưởng Bảo hiểm thất nghiệp tại trụ sở chính của Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội trở nên quá tải.

Với tâm lý của người lao động muốn giải quyết ở trụ sở chính và thời tiết nóng bức ngày hè nên rất nhiều lao động đến sớm để xếp hàng lấy số thứ tự, bên cạnh đó một số ngày lao động đến quá đông dẫn đến Trung tâm phải mời người lao động nộp hồ sơ ở các điểm, sàn giao dịch việc làm vệ tinh hoặc hẹn người lao động đến lấy số vào các buổi làm việc khác gây tâm lý khó chịu đối với người lao động.

Để thực hiện các giái pháp nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại đối với người lao động nộp hồ sơ hưởng Bảo hiểm thất nghiệp thì cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin và thực hiện một số công đoạn qua môi trường mạng, xử lý thông tin điện tử.

- Thực trạng của vấn đề: hiện nay người lao động đến nộp hồ sơ hưởng Bảo hiểm thất nghiệp tại Trung tâm rất đông và xếp hàng từ rất sớm đầu giờ các buổi làm việc. Do một số người lao động vì công việc cá nhân không thể đến sớm để xếp hàng lấy số thứ tự được nên thường xuyên bị hết số thứ tự khi đến nộp hồ sơ tại trụ sở chính của trung tâm. Thời thiết nắng nóng cộng với việc phải xếp hàng từ rất sớm khiến nhiều lao động giải quyết thủ tục hành chính tại trung tâm có thái độ bức xúc, thiếu kiềm chế dẫn đến không hợp tác với cán bộ của Trung tâm.

Ngoài ra hiện nay các công đoạn về xếp lịch tiếp đón người lao động đến giao dịch tại Trung tâm đang thực hiện thủ công theo phương thức ai đến trước thì lấy số thứ tự trước và chờ đến lượt để giải quyết, do vậy trung tâm chưa có sự chủ động về việc phải tiếp đón bao nhiêu người trong một thời điểm nhằm có giải pháp bố trí nhân lực xử lý kịp thời các giao dịch.

Ảnh minh họa

- Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:

A. Xây dựng Mobile App:

- Cho phép người lao động tải ứng dụng Mobile App về cài đặt trên điện thoại thông minh của mình.

- Mobile App được đưa lên kho ứng dụng của App Store và Google Play.

- Người dùng có thể quét mã QR để tìm ứng dụng tải về.

B. Xây dựng chức năng của Mobile App:

- Chức năng đăng nhập vào Mobile App:

+ Người lao động nhập số điện thoại để đăng nhập vào hệ thống.

+ Nhập thông tin về tài khoản.

- Chức năng hướng dẫn bảo hiểm thất nghiệp:

+ Phân hệ xem danh sách địa chỉ nộp hồ sơ hưởng Bảo hiểm thất nghiệp:

Cho phép người lao động biết được các địa điểm tiếp nhận hồ sơ hưởng Bảo hiểm thất nghiệp của Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội.

+ Phân hệ tính hưởng:

Người lao động nhập mức đóng bảo hiểm thất nghiệp 6 tháng liền kề trước khi mất việc làm và tổng thời gian đóng Bảo hiểm thất nghiệp. Phần mềm sẽ tạm tính mức hưởng trợ cấp thất nghiệp và thời gian hưởng của người lao động.

- Chức năng đăng ký lấy số xếp hàng:

+ Đăng ký lấy số: Người lao động lựa chọn Điểm tiếp nhận, tiếp theo là dịch vụ đăng ký lấy số sau đó nhập: họ tên, số điện thoại, số sổ Bảo hiểm xã hội, ngày tháng năm sinh, ngày nhận quyết định nghỉ việc (phần mềm khống chế thời gian 3 tháng kể từ ngày nghỉ việc)

+ Sau khi nhập đầy đủ thông tin, phần mềm cho phép người lao động lựa chọn, ngày và buổi (sáng, chiều) và khung giờ phù hợp để đăng ký thời gian nộp hồ sơ.

+ Người lao động được cấp số thứ tự với đầy đủ thông tin về ngày, buổi, khung giờ và số thứ tự hẹn nộp hồ sơ với trung tâm và được lưu lại thông tin ở mục “số của tôi”.

- Chức năng thông báo:

+ Mobile App sẽ thông báo nhắc lịch hẹn cho người lao động vào ngày mà người lao động xếp lịch hẹn giao dịch với trung tâm.

+ Nhắc lịch hẹn trả kết quả hưởng Bảo hiểm thất nghiệp đối với những người sử dụng số xếp hàng thông qua Mobile app.

C. Xây dựng chức năng quản lý người đăng ký và gọi số cán bộ tiếp nhận hồ sơ:

- Cho phép cán bộ xử lý theo dõi số lượng hồ sơ tăng mới theo từng ngày.

- Xem được danh sách người lao động đặt lịch hẹn giải quyết hồ sơ.

- Gọi số thứ tự thông qua phần mềm vào các quầy tiếp đón.

- Quản lý số lượng giải quyết hồ sơ trong ngày.

D. Xây dựng chức năng quản trị và thiết lập hệ thống đặt số thứ tự:

- Báo cáo số lượng hồ sơ cần giải quyết theo từng dịch vụ.

- Thiết lập các khung giờ tiếp đón trên hệ thống.

- Thiết lập số cửa tiếp đón hàng ngày và lưu lượng tối đa cho từng dịch vụ, từng quầy tiếp đón.

- Thiết lập danh mục địa điểm tiếp nhận, dịch vụ giải quyết.

- Báo cáo tổng hợp tình hình hồ sơ theo tuần, tháng, quý, năm.

- Hiệu quả, tác dụng của giải pháp:

+ Thông qua Mobile App người lao động có thể đặt lịch hẹn giải quyết hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp với Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội thông qua môi trường mạng internet mà không phải đến trực tiếp trung tâm gây mất thời gian và chi phí đi lại.

+ Người lao động lựa chọn được thời gian phù hợp để đến nộp hồ sơ và biết được các địa điểm nộp hồ sơ gần với nơi người lao động đang sinh sống cũng như cơ bản biết được mức hưởng và thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp để có sự lựa chọn phù hợp.

+ Đối với trung tâm ước lượng được số lao động dự kiến nộp hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp hàng ngày để bố trí cán bộ phù hợp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, hướng đến sự hài lòng của người dân đến giải quyết thủ tục hành chính.

+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân.

Việc áp dụng Mobile App cho phép người lao động lấy số thứ tự và đặt lịch hẹn nộp hồ sơ giải quyết Bảo hiểm thất nghiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động thất nghiệp trong việc tiếp cận dịch vụ, có thể rút gọn được thời gian giải quyết, giảm thời gian đi lại và chờ đợi của người lao động, công khai và minh bạch quá trình giải quyết và thủ tục hồ sơ, mang lại sự hài lòng và được đông đảo người lao động thất nghiệp hưởng ứng thông qua số lượng tải App.

Lê Hải Anh

(Phó trưởng phòng Bảo hiểm thất nghiệp, Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội)

*Tít do Báo Lao động Thủ đô đặt