Sở Tư pháp đi đầu ứng dụng chữ ký số

Bà Nguyễn Thị Thược, Tỉnh ủy viên, Giám đốc Sở Tư pháp cho biết, kể từ khi áp dụng chữ ký số vào quy trình tạo lập văn bản đã giảm tải công việc. Bởi lẽ không phải lúc nào lãnh đạo cũng túc trực để chờ ký văn bản. Thay vài đó, ở bất cứ đâu cũng có thể chỉnh sửa và ký được văn bản. Trước đây, mỗi lần lãnh đạo Sở đi công tác hay đi họp thì mọi văn bản chất đống lại để chờ ký, thì nay, bất cứ khi nào có văn bản cần trình ký thì có thể ký được ngay. Do vậy, mọi việc trong cơ quan được vận hành trôi chảy không bị ngừng trệ, TTHC của người dân không phải chờ lâu.

Cũng kể từ ngày áp dụng chữ ký số, do không phải in ấn văn bản nên kinh phí dành cho văn phòng phẩm của Sở giảm được đến 90%. Đơn cử, năm 2012 số lượng văn bản đến và đi khoảng 2.000, chi phí cho văn phòng phẩm hết 200 triệu đồng. Đến năm 2018 số văn bản đến và đi khoảng 11.000 văn bản, nếu vẫn sử dụng cách vận hành văn bản như cũ thì chi phí có thể lên đến hàng tỷ đồng. Nhưng sau 2 năm áp dụng chữ ký số, kinh phí chi cho văn phòng của Sở chỉ hết khoảng 100 triệu đồng.

Hiện 100% văn bản đến và đi của Sở Tư pháp ký bằng chữ ký số (trừ một số văn bản mật được trao đổi theo quy định). Để thực hiện hiệu quả ứng dụng chữ ký số, điều quan trọng nhất là phải triển khai đồng bộ ứng dụng công nghệ thông tin đối với tất cả các phòng, ban, đơn vị trong Sở. Đặc biệt là tích hợp vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Như vậy, điều kiện quan trọng nhất là phải vận hành tốt phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Bên cạnh đó đòi hỏi người lãnh đạo và hầu hết nhân viên trong Sở phải thành thạo công nghệ thông tin.

Cán bộ văn thư của Sở Tư pháp tiếp nhận và xử lý văn bản chữ ký số.

Để vận hành tốt việc thực hiện chữ ký số cũng như mọi công việc, Sở Tư pháp đã ban hành riêng quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản. Mọi văn bản đến và đi của Sở đều được tích hợp trên hệ thống thông báo bằng tin nhắn SMS và hệ thống văn bản điện tử. Như vậy, lãnh đạo Sở có thể theo dõi, tiếp nhận văn bản một cách nhanh chóng, việc trình ký văn bản được vận hành chặt chẽ, đồng bộ.

Trong quá trình triển khai áp dụng chữ ký số, ban đầu Sở Tư pháp đã gặp không ít khó khăn do một số cơ quan, đơn vị chưa hiểu được tính pháp lý của chữ ký số, không chấp nhận văn bản, có khi phát giấy mời họp nhưng không có người đến họp. Nhưng hiện nay chữ ký số đã dần phổ biến, đã có nhiều đơn vị sử dụng để thuận tiện cho việc giao dịch trong môi trường điện tử.

Thời gian tới, cùng với việc đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử, nhu cầu sử dụng chữ ký số trong các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh sẽ tăng lên. Do đó, để triển khai đồng bộ đối với tất cả các cơ quan, đơn vị, trước hết, cần phải thay đổi quan niệm chỉ có chữ ký “tươi” và con dấu đỏ trên văn bản giấy mới là văn bản có hiệu lực. Cùng với đó, các cơ quan, đơn vị cần tiếp tục tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và nhất là sử dụng thường xuyên phần mềm Quản lý và điều hành văn bản.

Bài, ảnh: Thanh Phúc